Réunions d'échange : check list
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d'échange
Pour devenir animateur de réunion:
Il suffit d'être membre de l'ASBL et d'avoir envie de vous
investir dans une organisation qui se représentera environ tous les 6
mois dans votre région. Vous vous engagez à respecter la déontologie
que nos membres appliquent quand ils représentent l'ASBL (sur les salons
par exemple).
Vous ne devez pas être capable de répondre aux questions
"techniques" des parents (une personne ressource présente vous
aidera), mais il est indispensable de bien connaître l'ASBL, sa philosophie,
les informations disponibles dans les fiches, etc.
- Lire le contenu du site : toutes les fiches, tous le matériel
disponible, les termes exacts de notre philosophie et nos objectifs.
- La lecture des livres mis en vente par l’asbl est un
gros gros plus.
- Avant d’animer pleinement une soirée, nous veillerons
à ce que les «apprentis» aient eu l’occasions d’assister
à deux soirées d’échange (pour participer simplement
et puis co-animer), de rencontrer des parents dans le cadre d’un salon
et de s’être ainsi familiarisés avec tout le matériel
de l’association.
La déontologie :
La philosophie de l'ASBL est d'être ouverts à toutes les naissances
et de ne pas prendre parti. Déontologiquement, il nous est interdit de
promouvoir un type de naissance (ex: à domicile), un hôpital ou
un organisme (ex : une maison de naissance) en particulier. Bien entendu, si
après avoir questionné les parents sur leurs critères objectifs,
telle ou telle institution répond visiblement à leurs attentes,
ce n'est pas un problème de leur donner les noms et adresses, mais veiller
si possible à donner au moins 2 adresses.
Exemples :
1) je cherche des prépas à la naissance à Bxl --> renseigner
Claire de Lune et la Maison de la Naissance
2) je cherche une haptonome à Namur --> renseigner une sage-femme
et une autre professionnelle, et parler aussi de la préparation affective
à la naissance.
Pour les professionnels qui viennent nous aider sur le stand, il est très
important de mettre sa casquette de "parent" ou de "sympathisant",
et de parler au nom de l'association, et non au nom de leur profession.
Liste des tâches pour le responsable
de la réunion
Pour que chaque réunion d'échange soit un succès,
voici les tâches du responsable de la réunion (et qu'il/elle peut
bien entendu déléguer, sous sa responsabilité) :
- contacter et réserver la salle (le plus tôt
possible)
- demander les affiches et tracts à Julie si ceux-ci
ne sont pas encore sur le site (au plus tard 6 semaines avant la réunion)
- fournir un plan d'accès si nouveau lieu
- assurer un bon affichage au plus tard un mois avant la réunion
(note de frais pour les photocopies N/B si nécessaire)
- contacter la presse locale au plus tard deux semaines avant
la réunion (toutes boites, radios locales, et éventuellement
presse quotidienne régionale)
- annoncer la réunion dans les forums pour futurs-parents
sur Internet (liste dans l'espace membres)
- prévoir le fléchage si nécessaire
- prendre possession de la caisse de documents dans les 2 semaines
avant la réunion
- prévoir quelques boissons et biscuits (note de frais)
- trouver une "personne-ressource" pour la soirée
(professionnel ou personne avec un large panel d'expérience)
- prévoir un fond de caisse en cas de vente de livres
- animer la soirée (présentation de l'ASBL, tour
de présentation rapide, liste des questions, temps de parole pour chacun,
veiller au respect de l'avis de chacun et à celui de la philosophie
de l'association)
Après la soirée :
- vérifier le stock de fiches et de livres et voir s’il
faut que la caisse re-transite chez le « fournisseur »
- envoyer (si possible par e-mail) les adresses e-mail + prénom
+ code postal des participants et les transmettre à Sylvie
- verser le produit des ventes sur le compte de l'ASBL (001-4045405-96)
et communiquer à Christophe la fiche
de compta
- tranférer la caisse de documents au responsable de
la soirée suivante (pour la même zone, voir
caisse rouge / caisse verte)
Responsabilités de l'ASBL pour chaque réunion
:
- créer affiches et tracts en PDF (et les publier sur
le site)
- mailing aux membres régionaux pour affichage
- mailing aux intéressés "locaux" (en
fonction des codes postaux des communes limitrophes)
- encodage des e-mails des personnes présentes dans
la base de données
Le matériel nécessaire
Caisse de matériel : fiches d'information,
livres et CD's à vendre, folders d'autres associations,...
Caisse rouge (sud de la E42) : Namur, Marche,
(Beauraing), Maffe, Arlon, Liège et (Vielsalm) --> ré-approvisionnée
par Laurence
Caisse verte : Charleroi, Louvain-la-Neuve,
Nivelles, (Gembloux) --> regarnie par Caroline
Caisse Hainaut : Mons, Ath, Tournai, Charleroi
(?) --> regarnie par Anne
Caisse Bruxelles : regarnie par ?
Responsabilité pour chaque animateur après la soirée
de vérifier son stock de fiches et de livres et de voir s’il faut
que la caisse re-transite chez le «fournisseur ».
Nous proposons à chaque animateur de se créer une
farde personnelle avec les textes à avoir sous la main
(présentation, philosophie
et objectifs, questions au gynéco,
recommandations OMS, liste des animateurs…)
et d’y joindre les infos sur les ressources propres à sa région.
Check-list
Trois mois avant la réunion
- Contacter et réserver la salle (le plus tôt possible)
- Demander les affiches et tracts à Sylvie si ceux-ci
ne sont pas encore sur le site (au plus tard 6 semaines avant la réunion)
- Fournir un plan d'accès pour les affiches et le site
si nouveau lieu
Trois semaines avant la réunion
- Affiches, tracts : à photocopier et afficher dans un
rayon de 20 km de l'activité (action : TOUS !)
- Récupérer la caisse de matériel chez
l'animateur de la réunion précédente dans la même
zone (voir caisse rouge / caisse verte)
- Contacter la presse locale (toutes boites, radios locales,
et éventuellement presse quotidienne régionale)
- Publication sur les sites et forums, notamment http://www.notrecommune.com/,
http://www.quefaire.be, http://www.petitesannoncesfamiliales.be, etc.
Une semaine avant la réunion
- Documents à distribuer et remplir : à photocopier
- Relance par e-mail (via Sylvie)
Jour J
A prévoir :
- Flèchage (panneaux avec logo et flèches) : à
placer 1h heure avant la réunion
- Boissons, biscuits : les membres actifs apportent une boisson,
des biscuits
- Verres : l'organisateur prévoit des verres
- Etiquettes avec logo + marqueur pour les prénoms des
personnes présentes
- Fond de caisse (20 €)
Documents à distribuer :
- Notre leaflet de présentation d’Alter-NativeS
: à donner à tous les nouveaux
- Fiches d'information : proposer aux gens de prendre ce qui
les intéresse
- Affiche et tracts prochaines activités : proposer aux
gens de nous aider à afficher si dans leur région
Actions :
- Proposer aux gens de laisser
leurs coordonnées + faire une liste
- Donner à chacun une étiquette + prénom
- Introduction à la réunion : ne pas lire mais
expliquer (comme ça on démarre tous sur une base identique et
claire)
Après la réunion :
- Vérifier le stock de fiches et de livres et voir s’il
faut que la caisse re-transite chez le « fournisseur »
- Mail à Sylvie avec les coordonnées des nouveaux
: à envoyer rapidement pour les futurs mailings
- Caisse : verser le produit éventuel
de ventes / cotisations sur le compte de l'ASBL (001-4045405-96) et communiquer
à Christophe la fiche
de compta
- Tranférer la caisse de documents au responsable de
la soirée suivante (pour la même zone, voir
caisse rouge / caisse verte)